Jak pisać e-maile do prowadzących?

1 E-mail zacznij od formy grzecznościowej np.:

Szanowny Panie Profesorze,
Szanowna Pani Doktor,

Niedopuszczalne jest rozpoczynanie e-maila od Cześć, formy skierowanej do Koleżanek czy Kolegów ¹.
Zwróć uwagę na przecinek po formie grzecznościowej– wymusza on rozpoczęcie pierwszego słowa faktycznej treści wiadomości z małej litery².

2 Każdy e-mail należy podpisać swoim imieniem i nazwiskiem oraz rokiem i kierunkiem studiów, a w przypadku spraw związanych z zajęciami laboratoryjnymi i ćwiczeniowymi – również grupą dziekańską, do której należysz.

3 W temacie e-maila należy podać krótką informację dotyczącą treści przesyłanej wiadomości.

4 Wiadomości elektroniczne (e-maile) powinny być krótkie i konkretne. Rozpisywanie się w e-mailu jest niewskazane (chyba, że jest to konieczne ze względu na specyfikę sprawy jaką masz do prowadzącego).

5 Jeśli piszesz na e-mail ogólny (np. sekretariat instytutu, dziekanat lub rektorat), w tytule e-maila i w nagłówku trzeba wpisywać osobę, do której kierujesz e-maila wraz z jego tytułami naukowymi np.:
Szanowny Pan Prorektor - dr hab. Adam Kowalski, prof. PK.

6 Nie używaj w swojej wiadomości do prowadzącego wyrazów „gwaropodobnych” typu: kumple, ekipa, fajnniaście itp.

7 Przed wysłaniem swojego e-maila sprawdź, czy nie ma w nim błędów ortograficznych.

8 Dołączanie do e-maila wszelkich załączników jest dopuszczalne pod warunkiem, że te załączniki są niezbędne i dotyczą treści e-maila.

9 W e-mailu cytuj fragmenty (!) poprzedniej wiadomości, do których się odnosisz.

10 Nie wysyłaj wiadomości z adresów e-mailowych kończących się na @buziaczek.pl, @ploteczka.pl itp.– posługuj się kontem pocztowym w domenie @student.pk.edu.pl.

11 Zakończ wiadomość zwrotem grzecznościowym – żadne Do widzenia czy Dobranoc nie wchodzą w grę.
Unikaj też Pozdrawiam i Z pozdrowieniami – chociaż są to zwroty miłe i niektórzy prowadzący nie mają nic przeciwko nim, jednak warto do końca zachować oficjalny ton:

Łączę wyrazy szacunku
Z poważaniem
Z wyrazami szacunku

W tym przypadku zakończenie powinno wyglądać następująco (zwróć uwagę na brak odstępu pomiędzy zwrotem grzecznościowym a podpisem):

Z poważaniem
Jan Nowak

Zauważ, że po zwrocie grzecznościowym nie ma żadnego znaku interpunkcyjnego i jest to zapis poprawny.³

12 Cierpliwość! Nie należy oczekiwać, że wysłana wiadomość zostanie odebrana o każdej porze dnia i nocy.
Ta forma komunikacji ma to do siebie, że mail może być wysłany o drugiej w nocy, ale nie można wymagać, by o tej samej godzinie został przeczytany.
Prowadzący zajęcia zajmują się sprawami wielu studentów i trzeba się liczyć z tym, że odpowiedź na nasze pilne pytanie przyjdzie dopiero po jakimś czasie. Jeżeli potrzebna jest bardzo szybka reakcja pracownika, do którego się zwracamy, trzeba rzetelnie i grzecznie uzasadnić tę potrzebę.

W dzisiejszych czasach do prowadzących zwracamy się w następujący sposób, w zależności od ich tytułu zawodowego i stopnia/tytułu naukowego:

• do inżyniera (inż.), magistra (mgr) oraz magistra inżyniera (mgr inż.): Proszę Pani, Proszę Pana
• do magistra (mgr) oraz magistra inżyniera (mgr inż.): Pani Magister, Panie Magistrze
• do doktora (dr) oraz doktora inżyniera (dr inż.): Pani Doktor, Panie Doktorze
• do doktora habilitowanego (dr hab.), doktora habilitowanego profesora PK (dr hab., prof. PK) oraz do profesora zwyczajnego (prof.; prof. dr hab.): Pani Profesor, Panie Profesorze

Jeśli do magistra zwrócicie się: Panie Doktorze, to nie powinno być problemu. Gorzej, jeśli do doktora habilitowanego zwrócicie się: Panie Magistrze – reakcja zależy od poczucia humoru profesora. Warto sprawdzić aktualny stopień danego pracownika w systemie Spis pracowników PK

Pewne osoby pełnią na Uczelni funkcje administracyjne (niektóre z tych osób są również wykładowcami). Zwracamy się do nich zgodnie z pełnioną funkcją:

• do Rektora i Prorektora: Panie Rektorze, Pani Rektor
• do Kanclerza: Panie Kanclerzu, Pani Kanclerz
• do Kwestora: Panie Kwestorze, Pani Kwestor
• do Dziekana i Prodziekana: Panie Dziekanie, Pani Dziekan
• do Kierownika dziekanatu, instytutu lub katedry: Panie Kierowniku, Pani Kierownik
• do zastępcy Dyrektora instytutu lub katedry (ds. studenckich lub ds. naukowych): Panie Dyrektorze, Pani Dyrektor

Jeśli używasz stopnia/tytułu, to tylko raz na początku wypowiedzi. Wypowiedź poniżej jest po prostu śmieszna i z pewnością nie na poziomie studenta PK.

Panie Doktorze, czy Pan Doktor może zrobić egzamin w sobotę, bo tak nam Panie Doktorze lepiej pasuje i dobrze jakby się Pan Doktor zgodził.

Przypisy:

• 1
• 2
• 3